Warsztat: Instrukcja obsługi zespołu

Abstrakt

Dokument opisuje zasady prowadzenia ćwiczenia z zakresu budowania zespołu, które polega na przeprowadzeniu sesji tworzenia autoprezentacji w formie instrukcji obsługi. Pisząc ten dokument, myślę o zespole Agile z prowadzącym Scrum Masterem, ale może być aplikowany do dowolnych zespołów – od korporacyjnych po startup’owe, od zdalnych po tradycyjnie biurowe.

Jaki cel ma ćwiczenie?

Cel jest prosty jak budowa młotka: lepsze poznanie siebie i zespołu. Brzmi jak truizm? Może trochę, ale w praktyce okazuje się, że większość z nas pracuje ramię w ramię z ludźmi, o których wie tyle, ile o sąsiadach – czyli praktycznie nic poza tym, że są i czasem się odzywają.

Ćwiczenie ma na celu:

• Przełamanie barier komunikacyjnych – bo łatwiej rozmawiać z kimś, kogo trochę znasz
• Zrozumienie preferencji współpracy – jedni lubią cisze, drudzy burze mózgów, trzeci potrzebują kawy co godzinę
• Odkrycie ukrytych talentów – może okaże się, że kolega z IT świetnie gra na gitarze, a koleżanka z HR ma patent na uspokajanie zdenerwowanych klientów
• Stworzenie atmosfery zaufania – gdy ludzie wiedzą, że możesz „zwariować” po trzech nieudanych deploymentach, łatwiej ci pomoże
• Zwiększenie empatii w zespole – rozumienie, że każdy ma swoje mocne i słabe strony

Jakich efektów można oczekiwać?

Efekty sprawdzają się jak szwajcarski zegarek – pod warunkiem, że zespół podchodzi do sprawy z otwartością większą niż okno w letni dzień.

Efekty krótkoterminowe (widoczne od razu):

• Rozluźnienie atmosfery – ludzie się śmieją, żartują, okazuje się, że praca to nie tylko deadline’y i stres
• Lepsze zrozumienie ról – każdy wie, kto za co odpowiada i w czym może pomóc
• Wzrost komfortu komunikacji – łatwiej poprosić o pomoc, gdy wiesz, że druga osoba lubi pomagać
• Odkrycie wspólnych zainteresowań – może znajdziecie się fani tej samej książki, filmu czy gry

Efekty średnioterminowe (po kilku tygodniach):

• Poprawa jakości komunikacji – ludzie wiedzą, jak się do siebie zwracać, żeby być zrozumianym
• Zwiększenie skuteczności współpracy – mniej nieporozumień, więcej synergii
• Lepsze rozwiązywanie konfliktów – łatwiej zrozumieć punkt widzenia drugiej strony
• Wzrost zaangażowania – ludzie chętniej współpracują z tymi, których znają

Efekty długoterminowe (po miesiącach):

• Silniejsze więzi zespołowe – zespół staje się więcej niż sumą swoich części
• Wyższa produktywność – mniej czasu na wyjaśnianie, więcej na działanie
• Lepsze zarządzanie stresem – ludzie wiedzą, jak wspierać się nawzajem
• Zwiększona retencja – ludzie zostają tam, gdzie czują się dobrze

Założenia

Zanim przejdziemy do konkretów, ustalmy zasady gry – bo bez nich to jak granie w piłkę bez bramek:

• W ćwiczeniu bierze udział moderator i zespół – moderator to ten, który pilnuje, żeby nikt nie uciekł z sali
• Zespół może brać udział zarówno lokalnie, jak i zdalnie – pandemia nauczyła nas, że można robić wiele rzeczy przez ekran
• Sesja nie ma ograniczeń liczby osób – sprawdza się od 3 do 30 osób, choć z większymi grupami moderator potrzebuje więcej cierpliwości
• Ćwiczenie jest prowadzone w formie lekkiej zabawy – żadnego korporacyjnego patosu, tylko luz i śmiech
• Z ćwiczenia nie będą wyciągane konsekwencje – to nie jest ocena pracownicza, tylko poznawanie się
• Instrukcje nie będą opracowywane poza zespołem – są pisane przez zespół i dla zespołu, punkt

Przebieg sesji

Sesja ma swoją choreografię – nie tak skomplikowaną jak balet, ale strukturę ma:

Wprowadzenie (10-15 minut)

• Moderator tłumaczy cel ćwiczenia – lepsze poznanie siebie i zespołu, bez korporacyjnego bełkotu
• Moderator przedstawia założenia – żeby wszyscy wiedzieli, na co się piszą
• Moderator pokazuje przykładową instrukcję oraz proponowany szablon – bo bez wzorca to jak gotowanie bez przepisu
• Moderator wzbudza dyskusję nad ćwiczeniem – zachęca do aktywnego udziału, ale nie zmusza jak sprzedawca odkurzaczy

Właściwe ćwiczenie (30-45 minut)

• Ćwiczenie rozpoczyna się wyborem – „To kto chce być pralką?” – i tu zazwyczaj pada pierwsza seria śmiechu
• Każdy pisze swoją instrukcję – może samodzielnie, w parach lub małych grupach
• Moderator krąży i wspiera – odpowiada na pytania, dodaje otuchy, pilnuje czasu

Prezentacja i dyskusja (20-30 minut)

• Zespół czyta instrukcje – każdy prezentuje swoją lub grupa prezentuje wspólną
• Omawianie wniosków – bez głębokiej analizy, ale w formie zabawy
• Komentarze i pytania – „Aha, więc dlatego zawsze prosisz o wszystko mailowo!”

Zakończenie (5-10 minut)

• Całość instrukcji jest archiwizowana w zespole – można do nich czasem wracać, szczególnie gdy dołącza nowa osoba
• Podsumowanie – krótkie, pozytywne, bez przemów

Zalecenia

Żeby nie wpaść w korporacyjne pułapki, warto pamiętać o kilku rzeczach:

1. Sesja powinna zostać wcześniej zapowiedziana, a udział w niej dobrowolny – nikt nie lubi niespodzianek, szczególnie w pracy
2. Moderator powinien mieć przygotowaną instrukcję – żeby wyznaczyć poziom, pokazać lekkość i oczekiwania od zadania
3. Posiadanie instrukcji nie zwalnia moderatora z pisania – jeśli chcesz, żeby inni się otworzyli, sam musisz dać przykład
4. Nie należy narzucać sposobu wykonania – może być samodzielny, w parach czy grupach, choć samodzielny jest najbardziej oczekiwany
5. Moderator powinien dostarczyć wzory – wydrukowane instrukcje obsługi sprzętów lub chociaż zdjęcia
6. Instrukcje powinny być zróżnicowane – pralka, telewizor, smartfon, ekspres do kawy – im więcej różnorodności, tym lepiej
7. Nowa osoba w zespole może uzupełnić zestaw – świetny sposób na integrację nowicjuszy

Inne informacje

Rozróżnienie pojęć – bo precyzja to podstawa:

• Ćwiczenie – całość działania od zapowiedzi przez wykonanie aż do konsumowania efektów
• Sesja – konkretne spotkanie, na którym tworzone są instrukcje

Alternatywne podejście – jeśli zespół woli bardziej poważną formę, można zastosować podejście opisane przez Dominika Juszczyka, które zawiera elementy:

• Kiedy jestem najlepszą wersją siebie – warunki, które pozwalają mi się rozwinąć
• Wartość, jaką wnoszę do zespołu – moje mocne strony i umiejętności
• Potrzebuję od Ciebie – co mi pomoże w pracy i współpracy
• Możesz na mnie liczyć – w czym chętnie i skutecznie pomogę
• Warto o mnie wiedzieć – dodatkowe informacje, ciekawostki, hobby

Podsumowanie

Instrukcja obsługi zespołu to nie kolejny korporacyjny wymysł, tylko praktyczne narzędzie poznania. Jak każde narzędzie – działa, gdy się go używa, a nie trzyma w szafie. Najważniejsze to pamiętać, że za każdym „urządzeniem” w zespole stoi człowiek z własnymi potrzebami, preferencjami i sposobem działania.

A może najważniejsze odkrycie będzie takie, że kolega z działu obok też nie lubi poniedziałkowych spotkań o 8:00 rano. Czasem to właśnie takie małe rzeczy budują najsilniejsze więzi zespołowe.